top

POCZĄTKI PROJEKTOWANIA I GENEZA PIW

By February 12, 2021 March 29th, 2021 No Comments

O początkach PIW (Passio Innovation Way) i jego rozwoju w zakresie zmian zachodzących na rynku, rozmawiamy z Waldemarem Wiśniewskim, współautorem metodologii PIW oraz PIW 2.0.

Passio Group: Czym jest PIW? Jaka była geneza tego procesu?

Waldemar Wiśniewski: PIW, czyli Passio Innovation Way jest wewnętrznym procesem prowadzenia projektów. Można bez ogródek powiedzieć, że to układ krwionośny każdego projektu. Pozwalam sobie na taką metaforę, ponieważ każdy element procesu jest w pewien sposób powiązany z innym elementem albo ma bezpośredni wpływ na przebieg realizacji projektu czy dalszy rozwój przedmiotu prac projektowych w niedalekiej przyszłości.

Pierwsze myśli związane z usystematyzowaniem procesu pojawiły się na przełomie 2015 i 2016, kiedy pojawili się pierwsi klienci z kilkoma projektami reprezentującymi różne obszary medycyny. Mogłoby się wydawać, że taka sytuacja nie powinna stanowić dużego wyzwania. Nic bardziej mylnego. Każdy bowiem z projektów wiązał się z zupełnie innym rozwiązaniem produktowym, a co za tym idzie, każdy z nich był dedykowany różnym profilom użytkowników bezpośrednich. Mówiąc prościej, każdy produkt dedykowany był innej grupie docelowej, czyli odpowiadał na zupełnie rozbieżne względem siebie oczekiwania. Rozwiązania były również odmienne pod kątem technologicznym, a co za tym idzie musiało odpowiadać zupełnie innym wymaganiom regulacyjnym. W związku z tym, że projekty były realizowane równolegle, mogliśmy obserwować przebieg prac projektowych, wyzwania jakie stały przed liderami zespołów, samymi zespołami oraz pracy z klientem, pracy z technologią.

Największy wniosek z obserwacji był taki, że każdy z realizowanych projektów przechodził przez podobne fazy, mierzył się z podobnymi wyzwaniami, aczkolwiek w odmiennym kontekście np. technologicznym. To był moment, w którym podjęliśmy decyzję o usystematyzowaniu całego procesu.

PG: Jak kształtowała się etapowa procedura projektowania, czy może powinnam użyć sformułowania metoda PIW? Jaka jest najważniejsza różnica między PIW a PIW 2.0?

WW: Według głównego założenia etapowość w procesie projektowania wynikała z obniżenia poziomu ryzyka niewłaściwego rozwoju prac nad rozwiązaniem. Brzmi zawile, ale w istocie chodziło o wyznaczenie faz procesowych, po których postęp prac projektowych będzie weryfikowany.  Nie ma w tym, nic odkrywczego, ponieważ wiele metodyk projektowych bazuje na etapowości, kamieniach milowych, weryfikacji postępu prac. Jednakże dla nas podział procesu projektowego na etapy z określeniem konkretnych elementów składowych stanowiących dany etap był małą rewolucją organizacyjną.

Etapowość to nie tylko możliwość weryfikacji prawidłowości w prowadzeniu projektu i rozwoju produktu, to także duży ukłon w stosunku do klienta, który po każdym etapie mógł się odnieść ze swojego punktu widzenia do tego co zostało już zrobione, jak będą wyglądały dalsze prace, a może w trakcie realizacji danego etapu zdiagnozowane zostały ryzyka, które w przypadku dalszej realizacji projektu w danej formie, mogą mieć bezpośrednie konsekwencje dla projektowanego rozwiązania. Wtedy klient ma świadomość, że sam musi podjąć decyzję najlepszą z możliwych
w danym czasie odnośnie dalszej kontynuacji projektu, bądź jego wstrzymaniu.

Naszą codziennością w Grupie Passio jest realizowanie projektów, to nasze życie, więc dokładamy starań by również się rozwijać i doskonalić. Wersja Passio Innovation Way 2.0 to efekt obserwacji i wniosków z realizacji kolejnej serii projektów, które były realizowane już zgodnie z metodyką PIW. Jak po kilku latach się okazało, nasza metodyka w tym kształcie okazała się kompletna i pozwalała przystąpić do realizacji projektów wyrobów medycznych i doskonale kompilowała się z wymaganiami normy ISO 13485:2016 dla wyrobów medycznych.

PG: W jakich sektorach może być stosowana metoda PIW?

WW: Jak to wcześniej zostało zasygnalizowane metodyka jest uniwersalnym narzędziem, które umożliwia realizację różnorakich projektów od wyrobów medycznych, farmaceutycznych po rozwiązani o charakterze usług medycznych. Natomiast nie zamykałbym możliwości wykorzystania w innych sektorach gospodarki, mam nadzieję, że cykl wywiadów poświęconych naszej metodyce przekona osoby czytające ten wywiad, że tak właśnie jest.

PG: W czym tkwi unikatowość tego podejścia i jego uniwersalizm?

WW: Uniwersalność PIW 2.0 przejawia się w etapowości, ale też w powtarzalności elementów składowych. Bez względu na charakter, projekt zawsze przebiega w powtarzalny sposób, jedyne co ulega zmianie, to przedmiot projektu.

Oczywiście wpływa to na sposób w jaki budujemy zespół projektowy, czy i jakie będą stawiane wymagania technologiczne, regulacyjne. Oczywiście będzie też inna grupa docelowa odbiorców.

Każdy z wymienionych elementów niesie ze sobą olbrzymi bagaż wiedzy, potrzeby zgromadzenia nowych kompetencji i wiele innych aspektów. Natomiast sam proces z elementami takimi jak analiza rynku, analiza stanu wiedzy naukowej, stanu techniki, proces projektowania samego wyrobu, usługi, procesy opracowania technologii wytwarzania, produkcji, są niezmienne. Ich charakter będzie oczywiście determinowany przez przedmiot prac projektowych, ale bez względu na to,
te elementy są stałe w procesie.

Unikatowość tego podejścia związana jest bardzo silnym nastawieniem całego procesu na właściwe rozpoznanie, zdefiniowanie potrzeb użytkowników końcowych będących bezpośrednimi odbiorcami projektowanego rozwiązania. Pomimo tego, że od kilku lat podejście do projektowania produktów i usług pod kątem potrzeb użytkownika stało się znane, coraz częściej słyszane, nadal jest słabo implementowane w proces projektowania nowych produktów czy usług.

W metodyce PIW 2.0 projektując nowe rozwiązanie, zawsze, każdy ma w głowie to, że projektowane rozwiązanie jest dla „kogoś”. A ten ktoś, ma swoje indywidualne potrzeby, wyjątkowy charakter, sposób patrzenia na otaczający go świat.

PG: Jako najważniejsza wartość procesu wskazane zostało podejście UX, czy w tym zakresie w PIW wykorzystywane są jakieś dedykowane narzędzia?

WW: Tak, zgadza się. Nasza metodyka PIW opiera się w swoich założeniach, co już wcześniej podkreślałem na projektowaniu rozwiązań dedykowanych potrzebom bezpośrednich użytkowników.

W tym zakresie również posiłkujemy się metodyką. Mam tu na myśli Design Thinking. Jest ona z nami od 2014 roku, kiedy to rozpoczęliśmy realizację pierwszych projektów wspólnie z jednym z polskich prekursorów wdrażania tej metodyki, a obecnie chyba niekwestionowanym ewangelistą tego podejścia. Można powiedzieć, że wtedy właśnie doszło do skutecznego „zarażenia” nas przez DT.  Na kanwie wspólnych działań i pierwszych projektów z obszaru medycyny postanowiliśmy na trwale wpisać DT w Passio Innovation Way, jako jeden z etapów nazwanych wprost Design Thinking.

Z czasem realizacji kolejnych projektów doszliśmy do wniosku, że również tę metodykę możemy wyspecjalizować w zakresie własnych potrzeb projektowych i tak powstał etap BioDesign. W tym zakresie czerpiemy od kilku lat wiedzę od specjalizujących się w BioDesign School of Design Thinking z Hasso-Platner Institute w Berlinie związanym także z Berlińską Szkołą Terapii Regeneracyjnych stanowiącą część Berlińskiego Uniwersytetu Medycznego – Charite.

PG: Zacznijmy od najważniejszego pytania – czym jest właściwie DT i do czego służy?

WW: O metodyce DT można znaleźć coraz więcej informacji w sieci. Na przestrzeni ostatnich kilku lat mocno się spopularyzowała. W Polsce działa wiele grup świadczących usługi w zakresie projektowania rozwiązań użytkowych z wykorzystaniem Design Thinking. W moim przekonaniu nieporównywalnie łatwiej jest zaprojektować nową usługę czy rozwiązanie społeczne.

Czym innym jest zaś projektowanie chociażby wyrobów medycznych, których proces powstawania nie jest prosty, a dodatkowo związany jest z koniecznością spełnienia ściśle określonych wymagań ustawodawczych, regulacyjnych i normatywnych. Poza tym często rozwiązanie projektowane lokalnie dla klienta ma charakter globalny. To determinuje procesowi projektowania konieczność uwzględnienia w procesie projektowania wielu bardzo wielu zmiennych.

Chciałem tu podkreślić konieczność specjalizacji, o której już wspominałem. Ale do meritum pytania. Design Thinking to metodyka, niektórzy mówią metodologia, a ja mówię narzędzie systematyzujące podejście do projektowania w bliskości z użytkownikiem ostatecznym. Na cały proces DT składa się również z kilku etapów. Fenomen DT polega na tym, że bez względu na to, kto, w jakim projekcie, i w jakim miejscu na świecie proces zawsze wygląda tak samo. Design Thinking składa się z 5 etapów: Empathy (Empatia) – Define (Definiowanie) – Ideate (Pomysłowanie) – Prototype (Prototypowanie) – Test (Testowanie).

PG: Jak w praktyce wygląda wykorzystanie DT w procesach wdrożeniowych dla nowych produktów?

WW: Mam nadzieję, że zostanę dobrze zrozumiany, ale podkreślę to, DT to narzędzie dostarczające mocnego wsparcia w procesie projektowania, ale nie jest ono kompletne w zakresie procesów, które powinny zostać uwzględnione w toku prac nad rozwiązaniem.

Jeśli chodzi o wykorzystanie, to więcej o DT pozwolę sobie powiedzieć w momencie, kiedy szczegółowo będziemy omawiać proces i jeden z naszych etapów. Ale to co jest najważniejsze, aby proces DT był efektywny, to na początku konkretny zasób informacji o przedmiocie prac projektowych, tzw. „dane wejściowe”.

Musimy zebrać zespół projektowy, najlepiej by było to grono ludzi nie związanych dotychczas z projektem. Dobrze jest jednak dobrać osoby tak, by były specjalistami w swoich dziedzinach. To zapewni nam komfort tego, że poza swoim spojrzeniem na projekt, dostarczoną wiedzę będą popierać solidnym doświadczeniem naukowym, bądź wynikającym z praktyki zawodowej. Nie ma wymogu, by członkowie zespołu znali proces DT od strony metodycznej, ale moderator (lider) powinien mieć wiedzę w tym zakresie. Ważne jest by ustalić zasady obowiązujące przez cały czas trwania prac projektowych i trzymanie się ich.

I najważniejsze pozwolić się otworzyć na nieznane.

PG: Czy za każdym razem zespół przechodzi cały proces PIW, czy czasami korzystacie tylko z wybranych etapów PIW?

WW: Aby osiągnąć założone dla projektu cele, trzeba przejść przez każdy etap PIW. Nie można niczego pominąć. Sam wcześniej powiedziałem, że projektowanie wyrobu medycznego, to nie to samo co projekt nowego kubka. Jednakże, jeśli ten kubek projektowałoby Passio przechodziłby on przez wszystkie etapy PIW.

PG: Czy PIW jest skuteczny w pracy zespołu?

WW: Jest bardzo skuteczny, należy tylko trzymać się granic etapów i realizować założenia danego etapu. Zresztą musimy pamiętać, że po każdym etapie dochodzi do weryfikacji efektów prac projektowych. W związku z czym, jeśli efekt z jakieś względu nie będzie właściwy, projekt nie przejdzie do kolejnego etapu. Pamiętajmy, że w naszym przypadku, o czym też już wspomniałem PIW można śmiało implementować jako proces zarządzania projektem w firmach, które będą implementować Systemy Zarządzania Jakością dla Wyrobów Medycznych ISO 13485:2016. To potwierdza, że to skuteczna metoda.

PG: A czy te same efekty możemy osiągnąć stosując znaną w świecie projektowym „burzę mózgów”?

WW: Powszechnie znana „burza mózgów”, to pojęcie wyświechtane. Każda inicjatywa pracy zespołowej nad rozwiązaniem może być efektywna, ale tylko i wyłącznie wtedy, kiedy będziemy realizować ją również z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi czy trzymać się ściśle określonych reguł.

Mówiąc „burza mózgów” nasze skojarzenia biegną do zespoły projektowego
w nowoczesnym biurze, wyobrażamy sobie poważnych ludzi w koszulach i garniturach, którzy pochylają się nad rozwiązaniem. Z którego najczęściej sprawa sprowadza się do rozmowy nad jednym pomysłem. Efektywna burza mózgów potrafi natomiast z użyciem narzędzie wygenerować 60, 100, 200 pomysłów, które jak satelity krążą wokół tematu prac projektowych. Ważne jest by się nie ograniczać.

Narzędzia wspierające można znaleźć w Internecie. IDEO czyli kolebka DT na świecie, którą założyli Panowie Tim Brown i David Kelly, dostarcza chociażby takie narzędzia jak Innovation@work. Pozwala ono moderować proces definiowania problemu i generowania pomysłów. Są metody takie jak „kapelusze De Bono”, „metoda 365” i wiele innych.

To o czym warto pamiętać, to kierować się zasadami:

  • zespół 5-6 osobowy,
  • w tym moderator, który pilnuje reguł,
  • reżim czasowy,
  • brak krytyki w trakcie generowania pomysłów.

To dosłownie 4 reguły, ale niezwykle kluczowe dla projektu w fazie kreatywnej. No i chyba najważniejsze, tak zwana „burza mózgów” nigdy nie może stać się najważniejszym elementem procesu. Trzeba powiedzieć sobie szczerze, że to tylko element w wielkiej układance zwanej projektem.

PG: I na koniec pytanie, a raczej prośba o wyjaśnienie co przyświecało powstaniu tego hasła „We keep life moving” – skąd hasło?

WW: To hasło wyraża w sobie po pierwsze ogromną pokorę, ponieważ dawno zdaliśmy sobie sprawę, że nie jesteśmy dostatecznie doświadczeni by decydować o wielkich zmianach w globalnych trendach. Z drugiej strony, to hasło wyraża przekonanie, że to co robimy, robimy dobrze. Ponieważ projektując kolejne rozwiązania zawsze myślimy o tym kto ostatecznie będzie używał rozwiązania, chcemy dostarczać odbiorcy produkt o najwyższej jakości, który chociaż w drobnym aspekcie, ale jednak wpływa na to kim jesteśmy i jak żyjemy.

Wprowadzamy realnie w życie rozwiązania, które czasem w drobnych aspektach, ale zawsze realnie zmieniają życie i poprzez małe kroki redefiniują to w którą stronę zmierza świat. Usuwając z drogi małe przeszkody możemy pozwalamy ludzkości na zrobienie kolejnego kroku do przodu i to jest sens ukryty w tym haśle.

Bardzo dziękujemy za rozmowę!